Declaratiesoftware voor huisartsen: wat is er en wat past bij je praktijk?

Declareren bestaat uit vier stappen, en software kan bij elke stap helpen. Eerst de registratie: elk patiëntcontact met een hulpvraag en een antwoord wordt in het HIS vastgelegd met de juiste prestatiecode. Dan de controle op verzekeringsrecht: vóór het indienen wordt via VECOZO nagekeken of de patiënt op de behandeldatum verzekerd was en bij welke verzekeraar. Dan het indienen: de declaratieregels gaan als bestand via VECOZO naar de zorgverzekeraars. En ten slotte de retourinformatie: per regel komt terug wat is goedgekeurd, wat is afgekeurd en met welke foutcode.

De meeste praktijken hebben voor stap één tot en met drie een oplossing. Waar het misgaat, is aan de randen: contacten die wel zorg waren maar nooit een declaratieregel werden, en afgekeurde regels die in het retourbericht blijven liggen. Software die alleen indient, ziet die twee niet.

Grofweg drie, en ze sluiten elkaar niet uit. De declaratiemodule in je HIS: elk huisartsinformatiesysteem heeft een ingebouwde module die de geregistreerde contacten omzet in declaratieregels en die via VECOZO indient. Dit is de basis, en voor veel praktijken volstaat het. De module declareert wat er is geregistreerd, niet meer en niet minder.

Een declaratieservice: een externe partij neemt het indienen en de afhandeling van de retourinformatie over. De praktijk levert de registratie aan, de service zorgt dat het bij de verzekeraars komt, verwerkt afkeuringen en dient opnieuw in. Dit scheelt tijd van de assistent en voorkomt dat retourberichten blijven liggen, maar ook hier geldt: wat niet is geregistreerd, wordt niet gedeclareerd.

Een controletool die op het HIS aansluit: software die naast de module of de service draait en kijkt naar wat er níét is gedeclareerd. Ze vergelijkt de medische notities met de declaratieregels en vindt contacten die een consult of verrichting waren, maar waarvoor geen regel is aangemaakt. Dit vult de andere twee aan; het vervangt ze niet.

Niet op de koppeling met je HIS. Elke serieuze oplossing sluit daarop aan, via een directe koppeling of via het declaratiebestand dat je HIS toch al maakt. Het verschil zit in vier dingen die je pas ziet als je ermee werkt.

Overzicht: wat is ingediend, en vooral wat is goedgekeurd. De meeste pakketten laten zien wat er is verstuurd. Dat is het begin, niet het einde. Je wilt per kwartaal en per verzekeraar zien wat is ingediend, wat daarvan is goedgekeurd, wat is afgekeurd en wat er nog openstaat. Goedgekeurd is bovendien niet hetzelfde als betaald: het toegekende bedrag per regel en het totaal in het sluitrecord moeten naast je eigen boekhouding staan. Zonder dat overzicht weet je pas maanden later dat er iets is blijven liggen.

Automatisering: wie doet het werk? Hier zitten de grootste verschillen. Bij het ene pakket drukt de assistent elke stap zelf af: controle op verzekeringsrecht, indienen, retouren openen, corrigeren, opnieuw indienen. Bij het andere gebeurt dat vanzelf en ziet de praktijk alleen de uitzonderingen. Vraag per stap wie hem uitvoert, en tel hoeveel handelingen per kwartaal overblijven. Dat bepaalt of declareren een dagtaak is of een controle van tien minuten.

Controle en volharding: hoeveel moeite wordt er gedaan om alles betaald te krijgen? Een afgekeurde regel van een paar euro wordt door een mens niet opgepakt; de tijd om hem uit te zoeken kost meer dan de regel opbrengt. Zo verdwijnen tientallen kleine bedragen per kwartaal. Software die automatisch corrigeert en opnieuw indient, kent dat afwegen niet en haalt ook de kleine regels binnen. Vraag daarom niet alleen wat er wordt gecontroleerd, maar ook tot welk bedrag er nog moeite wordt gedaan.

Fouten uit het verleden. Een fout in het tarief of in de prestatiecode zit meestal niet in één declaratie, maar in elke declaratie sinds de fout ontstond. Vraag of de oplossing eerdere indieningen kan nakijken en met terugwerkende kracht corrigeren, en hoe ver terug. In de praktijk levert dat per ingeschreven patiënt vaak nog vijftig cent tot een euro op, over kwartalen die al afgesloten leken.

Wij maken twee producten die elk een van de gaten dichten. Declaratiescan is de controletool: je exporteert de notities en declaratiegegevens van een periode uit je HIS, onze AI leest de medische notities en zet ze naast wat er is gedeclareerd. Elk contact waarin een hulpvraag is beantwoord maar waarvoor geen declaratieregel bestaat, komt in een overzicht te staan, met de reden waarom het declarabel was. De eerste scan is vrijblijvend.

Declaratiemanager is de declaratiesoftware zelf, en doet vrijwel alles automatisch: controle op verzekeringsrecht, inschrijving op naam en Wlz vóór het indienen, het indienen zelf, en het verwerken van retouren met een correctie die meteen opnieuw wordt ingediend. Omdat er geen mens hoeft te kiezen of een regel de moeite waard is, worden ook de kleine bedragen binnengehaald. Eerdere indieningen worden nagekeken en te lage tarieven met terugwerkende kracht gecorrigeerd. Het overzicht laat per kwartaal en per verzekeraar zien wat is ingediend, goedgekeurd en uitbetaald, en hoe jouw praktijk het doet vergeleken met andere. Maandelijks opzegbaar, NEN 7510-gecertificeerd, data blijft in Nederland.

Samen dekken ze de hele keten: Declaratiescan vindt wat je mist, Declaratiemanager zorgt dat wat je indient ook wordt uitbetaald. Je kunt ze los van elkaar gebruiken; de scan is de snelste manier om te zien of het voor jouw praktijk de moeite waard is.